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바쁜 업무 중에 꼭 잊어버리는 일들이 있다. 혹은 주요한 검토 사항을 놓쳐서 큰 문제를 일으키기도 한다. 마치 영화 메멘토에 나오는 단기 기억 상실증 환자처럼 약속을 잊고 일정을 기억하지 못한다. 이것은 비즈니스맨에겐 치명적인 위험이다. 총명탕이라도 먹어야 할까? 하지만 이것은 개인의 기억력 문제가 아니다. 현대 비즈니스의 현실 때문이다. 

노동이 분업화하면서 사람들은 여러 건의 업무를 동시에 처리해야 하게 되었다. 하지만 현대의 직장은 여기다 멀티 플레이어 역할까지 요구한다. 한 가지 일만 하는 전문화된 노동자들은 이제는 구시대 노동자가 되어 버렸다. 기억력은 한정되어 있는데, 너무 많은 업무 정보가 들어오다 보니 일부는 기억이 나지 않을 수밖에 없다. 직장인들은 이제 어쩔 수 없이 보조 기억장치를 사용해야 한다. 

누가 몰라서 안 적나요? ‘기록 열등생’들의 고충

문자가 태어난 이후로 가장 오래된 보조 기억 장치는 바로 메모이다. 메모는 꼭 해야 하는 일이 아니라 생활 속에서 자연스럽게 익혀야 하는 습관이다. 메모 업무가 아니라 '메모 습관'을 들이는 것은 현대 직장인에게는 기본적으로 갖추어야 하는 필수 덕목이다. 특히 유독 덤벙대는 사람들, 매번 약속을 잊고 마감을 어기는 사람들, 기껏 짠 계획을 사흘도 채 지키지 못하는 사람들은 주변으로부터 ‘뭐든 적는 습관을 들이라’는 충고를 숱하게 듣기 마련이다. 문제는 이런 사람들일수록 기록하는 것을 어려워한다는 것이다. 비싼 돈을 들여 좋다는 다이어리를 사지만 처음 몇 페이지밖에 쓰지 못한다. 약속을 메모해 두어도, 어디에 메모했는지 잊어버린다. 때로는 메모한 사실 자체를 잊어버리기도 한다. 이런 ‘기록 열등생’들을 위해, '메모 습관'을 들이는 비결을 알아보자.

기록하고 통합하고 휴대하라
가장 중요한 것은, '기록’과 ‘통합’과 ‘휴대’가 삼위일체라는 것을 기억하는 것이다. 그저 기록만 해서는 소용이 없다. 기록하고, 그 기록들을 한곳에 모아두고, 어디든지 들고 다녀야 한다. 한 가지라도 빠지면 나머지 둘도 제 역할을 할 수 없다. 그만큼 세 가지는 상호보완적이다. 

1. 주저하지 말고 기록하라
계획과 일정 관리를 위한 기록은 소설을 쓰는 것 같은 작품 활동이 아니란 것을 기억하라. 뭘 써야 할지 오래 고민할 필요도, 보기 좋게 정리하려고 애쓸 필요도 없다. 기록은 목적이 아니라 수단이다. 기록에 너무 열과 성을 다한 나머지 기록의 도움을 받아 정말 하려던 일에 쓸 에너지가 분산된다면 그야말로 지혜롭지 못한 일이다.
결론을 낸 다음에 쓰려고 하기 때문에 쓰는 것이 어려운 것이다. 맞춤법이 틀리든 글씨가 비뚤어지든 상관하지 않고 팩트를 기록해 나가다 보면, 생각은 저절로 정리되고 자연스레 명확한 결론이 나온다.

2. 통합하라! 기록도 뭉쳐야 산다.
일정, 달력, 시간표, 사업 계획, 일기, 가계부, 아이디어 할 것 없이 통합할 수 있는 모든 기록을 한곳에 모으라. 테크닉은 필요 없다. 그냥 모으기만 하면 된다. 매 순간 새롭게 쓰이는 기록들이 여러 곳에 굴러다니고 있으면 대체 무엇이 최신 정보이고 최신 일정인지 헷갈린다. 특히 변경이 잦은 거래처와의 미팅 약속 같은 것을 여기저기에 마구 적어놓았다가는 낭패를 보기 십상이다.또한, ‘장기 계획’부터 ‘일일 일정’까지가 하나의 다이어리, 노트 등에 들어 있다면 상위 계획과 하위 계획 사이의 충돌을 최소화할 수 있다. 작은 일정을 잡을 때도 상위의 큰 계획을 수시로 확인하며 우선순위를 조정할 수 있고, 계획을 진행하면서 최초의 결심과 목표를 지속적으로 확인하는데도 유용하다.

3. 예외는 없다. 언제 어디서나 휴대하라!

다이어리든 수첩이든 한번 기록 통합을 위해 휴대하기로 했으면, 업무상 미팅이든, 개인적인 일을 할 때든, 집에서 쉴 때라도 늘 갖고 다니면서 계획을 실행하고 진행상황 및 결과를 기록해야 한다. 아무리 기록을 열심히 하면 뭘 하겠는가? 휴대하지 않으면 기록의 연속성과 통합 효과가 떨어지니, 결국 기록의 완성은 ‘휴대’다. 아무리 무겁든 아무리 크든 정말 가지고 다닐 마음만 있다면 어디든 가져갈 수 있다. 누구나 다 놀 때나 잘 때나 휴대폰을 바로 곁에 둔다. 기록장도 그렇게 해야 한다.

기록–통합–휴대의 삼위일체는 계획적인 생활과 실행을 위한 필수 인프라 구조를 이룬다. 자신에게 맞는 기록 방식, 자신의 업무 특성에 맞는 기록 관리, 자신의 스타일과 취향을 고려한 휴대 문제를 생각해서 기록 전용 도구를 마련하라. 그리고 당장 기록을 시작하라.


<이 기사는 아래 책을 원출처로 뉴스인북 편집단이 작성하였습니다.>

작심 후 3일

김일희

다우 2007.12.15


이진의 기자 (lifeinbook@gmail.com)




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